Personal data – management and information

Информация относно съхранението и управлението на лични данни

(в съответствие с GDPR)

Scroll down for English.

Като част от всяка процедура по набиране на персонал, “А Дейта Про” ООД събира и обработва лични данни, свързани с кандидатите за работа. Организацията се ангажира да бъде прозрачна относно начина, по който събира и използва тези данни и изпълнява задълженията си за защита на данните.

Каква информация ще събираме?

“А Дейта Про” ООД събира набор от информация за Вас. Това включва:

• Вашето име, адрес и детайли за контакт, включително имейл адрес и телефонен номер;
• детайли за придобити квалификация, умения, професионален опит и трудов стаж;
• информация за Вашето текущо равнище на заплащане, включително допълнителни възнаграждения;
• дали имате увреждане, за което организацията трябва да направи подходящи промени по време на процеса на набиране на персонал; и
• информация за Вашите права да работите в България.

“А Дейта Про” ООД може да събира тази информация по различни начини. Така например данните могат да се съдържат в молби за постъпване на работа, автобиографии или резюмета, получени от Ваш паспорт или други документи за самоличност, или събирани по време на интервю или друга форма на оценяване.
Също така може да събираме лични данни за Вас от трети страни, например от бивши работодатели във връзка с препоръки за работа. Тази информация ще бъде потърсена от трети страни едва след като към Вас бъде отправно предложението за работа, а ние от своя страна ще Ви информираме за тези предприети действия.
Данните ще бъдат съхранявани в различни места, включително в регистрацията на кандидатурите Ви, в системите на управление на човешки ресурси и в други информационни системи (включително имейл).

Защо “А Дейта Про” ООД обработва лични данни?

Ние трябва да обработваме лични данни, за да предприемем необходимите действия във връзка с Вашето искане преди да пристъпим към сключване на договор с Вас. Също така може да се наложи да обработваме Вашите данни, за да сключим самия договор с Вас.
В някои случаи трябва да обработваме данни, за да сме сигурни, че спазваме свои законови задължения. Така например наше задължение е да проверим дали кандидатът, преди да бъде назначен, има право да работи на територията на България.

“А Дейта Про” ООД има легитимен интерес да обработва лични данни по време на процедурата по набиране на персонал и да води архиви от тази процедура. Обработването на данни на кандидатите за работа ни позволява да управляваме процедурата по набиране на персонал, да оценяваме и потвърждаваме способността за извършване на работа на кандидата и да решим на кого да предложим работа. Може да бъде необходимо да обработваме информация от кандидатите за работа с цел да отговорим и защитим срещу правни искове.

“А Дейта Про” ООД може да обработва специални категории лични данни, като информация за етнически произход, сексуална ориентация или религиозни убеждения, за да можем да наблюдаваме процеса по набиране на персонал. Възможно е също да събираме информация за това дали кандидатите имат някакви увреждания, с оглед на които за тези кандидати трябва да се извършат необходими промени. Такава информация може да бъде обработвана и с цел да бъдат изпълнени наши задължения и упражнени наши конкретни права във връзка с качеството ни на работодател.

Ако Вашето заявление за работа не бъде одобрено “А Дейта Про” ООД може да запази Ваши лични данни в досие, в случай че в бъдеще се появяват възможности за работа, за които бихте били подходящ кандидат. Преди да пристъпим към съхраняване на личните Ви данни с такава цел, ще поискаме Вашето съгласие, което ще можете да оттеглите по всяко време.

Кой има достъп до данните?

Вашата информация може да бъде обменяна вътрешно за целите на провеждане на процедурата по подбор на персонал. Това включва членовете на отделите по човешки ресурси лицата по подбора на персонала, интервюиращи и взимащи участие в процеса на подбора, управителите на отделите със свободни места и IT персоналът, ако достъпът до данни е необходим за упражняването на техните роли.
Няма да споделяме Вашите данни с трети лица, освен ако Вашата молба за назначение е била одобрена и Ви направим предложение за работа. В такъв случай ще споделим данните Ви с бивши работодатели, за да придобием информация за Вас, както и до лицата, компетентни относно Вашата предишна трудова дейност, за да извършим необходимите предварителни проверки.

Как “А Дейта Про” ООД защитава данните?

Ние се отнасяме към сигурността на Вашите данни с отговорност. Имаме вътрешни политики и контролиращи механизми в действие, които да осигурят, че Вашите данни няма да бъдат загубени, инцидентно унищожени, използвани не по предназначение или разпространени, и че не са достъпни за други лица извън нашите служители и то при правилното извършване на техните задължения.

За какъв период “А Дейта Про” ООД съхранява данните?

Ако Вашата молба за назначение не е била одобрена, организацията ще пази Вашите данни на файл/ досие за 6 (шест) месеца след края на съответната процедура по подбор. Ако се съгласите да ни предоставите личните си данни на файл/ досие, ще пазим Вашите данни на файл/ досие за още 6 (шест) месеца за евентуални бъдещи възможности за назначение. В края на този период или щом веднъж оттеглите Вашето съгласие, данните Ви се изтриват или унищожават. При подаването на Вашата автобиография ще бъдете попитан/а дали давате съгласието си за съхранението на Вашите данни за целия 12-месечен период с цел разглеждане за друга позиция или не.
Ако Вашата молба за назначение е била одобрена, личните данни събрани в процеса на подбор ще бъдат прехвърлени във Вашето трудово досие (на електронен и хартиен носител) и запазени за периода на Вашата трудова дейност. За периодите, за които ще се съхраняват Вашите данни, ще получите ново известие.

Вашите права

Като субект на данни, Вие имате набор от права. Вие можете:
• да осъществите достъп и да получите копие на Вашите данни при заявление;
• да поискате организацията да смени грешни данни или незавършени данни;
• да изисквате организацията да изтрие или да спре да обработва Вашите данни, например за данните, които вече не са необходими за целите на обработката; и
• възразите на обработката на Вашите данни където Дружеството разчита на своя легитимен интерес като правно основание за обработката.

Ако искате да упражните някое от тези права, моля свържете се с Яна Христова, Длъжностно лице по защита на данни на yanah@aiidatapro.com
Ако считате, че организацията не е съобразила Вашите права по защита на личните данни, можете да се обърнете към Комисаря по информацията.

Какво се случва, ако не предоставите лични данни?

Вие не сте субект на законово или договорно задължение да предоставите данни “А Дейта Про” ООД през периода на подбор. Въпреки това ако не предоставите информация, ние може да не сме способни да обработим Вашата молба правилно или изобщо.

Personal data – management and information

(In accordance with GDPR)

As a part of any recruitment procedure, A Data Pro collects and processes job applicants-related personal data. The organization commits itself to being transparent about the way it collects and uses these data and fulfills its data protection obligations.

What information do we collect?

A Data Pro Ltd. collects a set of personal data about you. This includes:
• Your name, address, and contact details, including email address and phone number;
• details of acquired qualifications, skills, professional experience and length of service;
• information on your current salary level, including extra remunerations;
• whether you have any disability requiring the organization to make appropriate changes during the recruitment process; and
• information about your rights to work in Bulgaria.

A Data Pro Ltd. can collect this information in different ways. For example, such data may be contained in job applications, CVs or resumes; it may be obtained from your passport or other IDs, or collected during an interview or other form of assessment.
We may also collect personal information about you from third parties, for example, from former employers in relation to job recommendations. Such information will only be sourced from third parties once a job offer has been made to you, and we will inform you of any such actions.
Data will be stored in different locations, including in registrations of your job applications, in our human resources management systems, and other data systems (including e-mail).

Why does A Data Pro Ltd process personal data?

We need to process personal data to take necessary actions in relation to your application before proceeding to a contract with you. We may also need to process your data in order to conclude the very contract with you.
In some cases, we need to process data to make sure we comply with our legal obligations. For example, it is our duty to check whether a candidate, prior to being appointed, has the right to work on the territory of Bulgaria.
A Data Pro Ltd. has a legitimate interest in processing personal data during the recruitment process and keeping records of this procedure. Processing of job applicants’ data allows us to manage the recruitment process, to assess and confirm an applicant’s ability to work and to decide whom to offer a job. It may be necessary to process job applicants’ information in order to respond to and defend ourselves against legal claims.
A Data Pro can process special categories of personal data such as information about ethnicity, sexual orientation, or religious beliefs so that we can monitor our recruitment process. It is also possible to collect information on whether applicants have any disabilities requiring certain changes to be made for such applicants. Such information may also be processed in order to fulfill our duties and exercise our specific rights in relation to our capacity of employer.
If your job application is not approved, A Data Pro Ltd. may keep your personal data on file in the event that future employment opportunities emerge for which you would be a suitable candidate. Before we proceed to storage of your personal data for such purpose, we will ask your consent, which you may withdraw at any time.
Who has access to personal data?
Your information may be exchanged internally for the purpose of carrying out the recruitment process. This includes HR staff members, recruiting officers conducting interviews and participating in the recruitment process, managers of departments with job vacancies as well as IT staff, inasmuch access to data is necessary for exercising their roles.
We will not share your data with third parties unless your job application has been approved and we offer you a job. In such case, we will share your data with your former employers in order to obtain information about you as well as with individuals competent on your previous work activity to perform the necessary ex ante checks.

How does A Data Pro Ltd protect data?

We treat responsibly the security of your data. We have internal policies and control mechanisms in place to ensure that your data will not be lost, or accidentally destroyed, misused or disseminated, and that it is not accessible to others outside our employees upon the proper performance of their duties.

How long does A Data Pro Ltd store data?

If your job application has not been approved, the organization will keep your data on electronic/paper file for 6 (six) months after the end of the relevant selection procedure. If you agree to submit us your personal data on electronic/paper file, we will keep your data on electronic/paper file for further 6 (six) months with view to possible future appointment opportunities. At the expiry of this period, or once you withdraw your consent, your data will be deleted or destroyed. When submitting your CV, you will be asked whether you agree or not that your data be stored over the entire 12-month period for considering other positions.
If your job application has been approved, the personal data collected during the selection process will be transferred to your work file (in electronic and hard copy) and retained for the duration of your employment. For the periods over which your data will be stored, you will receive a new notification.

Your rights

As a data subject, you have a set of rights. You may:
• access your data and get a copy thereof upon request;
• ask the organization to change wrong or incomplete data;
• require from the organization to delete or stop processing your infomration, such as data no longer needed for processing purposes; and
• object the processing of your data for which the Company relies on its legitimate interest as a legal basis for their processing.

In case you want to exercise any of these rights, please contact Yana Hristova, Data Protection Officer, at yanah@aiidatapro.com
In case you believe the organization has not complied with your data protection rights, you can contact the Commissioner for Information.

What happens if you do not provide personal data?

You are not subject to any legal or contractual obligation to provide data to A Data Pro during the selection period. However, if you do not provide information, we may not be able to process your application properly or at all.